Comment réussir l’organisation de son séminaire ?

organisation séminaire

En tant qu’entreprise vous allez devoir réaliser des séminaires pour une prise de décision ou pour informer. Pour la réussite de ce dernier, il faut bien s’organiser bien avant la réalisation de l’événement. Des étapes sont à respecter afin d’atteindre votre objectif. Vous pouvez les découvrir ici pour vous aider et ne rien laisser au hasard.

Définir ses objectifs

Un séminaire a des objectifs précis et vous devez les déterminer en amont pour bien vous organiser ensuite. En effet, durant la préparation du séminaire il se peut que vous oubliiez certains et vous n’aurez plus assez temps pour les insérer. Le mieux est de les noter pour qu’ils soient toujours abordés lors des discussions et la prise de décision.

L’organisation d’un séminaire n’est pas une mince affaire. Le réaliser par vos propres moyens peut s’avérer difficile. Si vous avez des doutes et des contraintes, il vaut mieux faire appel à une agence expérimentée dans ce domaine. Il en existe plusieurs qui peuvent vous donner une prestation de qualité comme l’organisation seminaire Tunisie par exemple.

Établir un budget

L’organisation d’un séminaire, qu’il soit pour une entreprise ou un particulier, vous oblige à engager du budget. Si vous prévoyez d’engager une agence événementielle pour vous aider, nous vous conseillons de choisir plusieurs et de comparer leur prix. Plusieurs facteurs doivent être considérés pour établir un budget fixe.

Vous devez bien sûr louer un local si vous n’avez pas un à votre disposition, les fournitures nécessaires, les prestations en tout genre. Le budget final ne doit pas être dépassé et évitez de mettre un concept au-dessus de vos moyens. Il est également conseillé de prévoir des imprévus pour éviter les petites surprises.

Le choix de la date et du lieu

Le choix de la date peut être réalisé en premier, mais elle ne doit pas non plus être sujet de contrainte. En effet, avant de fixer une date vous devez tout d’abord que vous avez assez de temps pour la réalisation du séminaire. Elle doit aussi coïncider avec la disponibilité de la majeure partie des participants. Il faut donc éviter, par exemple, de choisir une période proche des vacances.

Pour le lieu, il faut considérer le nombre de participants, la scénographie et bien d’autres encore. Trouvez un lieu accessible à tout le monde et facile à trouver. Vous pouvez même faire une descente pour vous assurer que le local convient à vos besoins.

Un planning pour les participants

Comme nous l’avons déjà abordé, le séminaire doit être organisé au détail près. Pour cela, il convient d’établir un planning pour tous les participants. Il faut d’abord les informes en avance de la date du séminaire pour qu’ils puissent se libérer. Vous devez également communiquer le déroulement de l’événement. Indiquez les heures pour les activités et les conférences, les pauses. 

Le repas durant votre séminaire

Il n’est pas nécessaire de prévoir un repas si le séminaire n’est pas compris dans les heures de pause déjeuner. Dans le cas contraire, il faut bien choisir la nourriture à fournir aux participants. Pour un séminaire pendant la journée, il convient de préparer un déjeuner consistant. Le soir, vous pouvez opter pour des nourritures plus gras et un peu d’alcool pour détendre les participants. En général, les repas sont réalisés par les prestataires du local, mais à défaut vous pouvez contacter un autre prestataire pour cuisiner.

Le retour sur expérience

En tant que préparateur, vous devez émettre un compte rendu sur les points abordés durant le séminaire. Vous pouvez vous faire aider par des logiciels conçus à cet effet. Les données récoltées vous aideront à bien préparer les prochains événements. Trouvez les failles et les points positifs pour les améliorer à l’avenir.