Digitaliser ses documents est devenu une chose nécessaire, primordial et incontournable dans cette ère du numérique. Encore plus pour une entreprise qui produit quotidiennement de nombreux documents, les traite, les stocke et procède même à leur diffusion, on parlera d’un enjeu incontournable. Pour ainsi répondre à la demande, de nombreuses personnes ont opté pour une solution qui consiste à la dématérialisation et la numérisation des documents. Investir dans une telle solution est aujourd’hui une démarche essentielle au regard des préoccupations écologiques et de la tendance du « zéro déchet », sans compter les nombreux avantages d’un point de vue économique qui en découle. Est-ce alors le seul avantage de cette pratique de scanner ses documents en 3D ? Ce présent article détaille le sujet.
Qu’est-ce que la numérisation et en quoi cela consiste ?
La numérisation des documents permet de sécuriser les données, de favoriser leur accessibilité immédiate et leur recherche grâce à l’indexation et d’améliorer leur stockage, sécurisé et conforme à la loi. Autrement dit, le principe consiste de digitaliser un document papier en document numérique, dans le système de Gestion électronique des documents. Toutefois, il est important de préciser que la numérisation d’un document ne consiste pas à rétablir de façon numérique l’originalité du document initial. Cela est dû à la perte de certaines caractéristiques du document qui peut subvenir à un moment ou un autre. On peut numériser un texte, une image, des graphes, mais aussi des objets physiques grâce à l’utilisation d’un scanner 3D.
Il existe plusieurs techniques de numérisation des documents. En premier lieu, nous avons la numérisation simple, dont le principe est la création d’une copie numérique d’un support physique existant. Ce procédé suppose une conservation du document original dans un entrepôt d’archivage dédié. Ensuite, nous avons la numérisation fidèle qui consiste à détruire le document original, afin d’apporter la preuve probante de la numérisation.
Pourquoi scanner ses documents en 3D ?
Comme dit dans l’introduction, les atouts écologiques sont le premier avantage de l’utilisation du scanner pour imprimer ses documents en 3D. ainsi, on a plus besoin d’utiliser excessivement le support papier. Outre cet avantage, scanner ces documents rapidement en 3D présente de nombreux avantages d’un point de vue économique et organisationnel. On compte par exemple le choix des formats d’enregistrement, qui seront les plus adaptés selon les besoins de diffusion et d’exploitation. Grâce au procédé du scannage des documents en 3D, on peut aussi optimiser la gestion documentaire. Rappelons que dans les grandes entreprises et hôpitaux, il est important d’archiver tous les documents les plus importants afin d’avoir des preuves écrites lorsque le besoin se fait ressentir. Toutefois, au fil des années, il est très difficile de se retrouver dans cette énormité de documents archivés, et faire ressortir une seule feuille parmi plusieurs devient une tâche très fastidieuse et chronophage.
Cela permet aussi de simplifier et d’accélérer les échanges de fichiers, de réduire le temps de production, de traitement et d’archivage, sans compter l’automatisation des opérations tout en limitant les risques d’erreur ou d’oubli.
Pour finir, il faut aussi compter deux autres atouts : la facilité du travail collaboratif de plusieurs intervenants sur un même document, ainsi que la liberté de l’espace. En scannant ses documents en 3D, on évite de s’encombrer les supports physiques. Alors, prêt à scanner vos documents en 3D ?
